Verwandeln Sie eine lästige Pflicht in Ihren Wettbewerbsvorteil

Lesedauer ca. 5 min.

Stand: 27.09.2024

Für kleine und mittelständische Unternehmen ist der Schutz personenbezogener Daten nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch ein entscheidender Faktor für das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern.

Die Umsetzung der DSGVO und anderer Datenschutzanforderungen stellt jedoch eine erhebliche zeitliche und fachliche Herausforderung dar. HSDK bietet daher eine praxisorientierte Lösung mit einem erfahrenen externen Datenschutzbeauftragten, der Ihnen hilft, rechtliche Risiken zu minimieren damit Sie sich weiterhin effizient auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren können.

Externer Datenschutz von HSDK: Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick

✅ Fachkompetenz

Die Experten von HSDK verfügen über umfassende Kenntnisse der DSGVO sowie anderer relevanter Datenschutzgesetze und setzen diese in praxisnahe Lösungen um.

✅ Risikominimierung

Durch die kontinuierliche Betreuung und Beratung können Datenschutzverstöße frühzeitig erkannt und vermieden werden. Dies schützt Ihr Unternehmen vor hohen Bußgeldern und Imageschäden.

✅ Effizienzsteigerung

Die Auslagerung des Datenschutzmanagements ermöglicht es Ihnen, sich auf Ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren, während HSDK sich um die Datenschutzvorschriften kümmert.

✅ Individuelle Betreuung

HSDK bietet maßgeschneiderte Datenschutzkonzepte, die speziell auf die Bedürfnisse von kleinen und mittelständischen Unternehmen zugeschnitten sind. Dies stellt sicher, dass Sie genau den Schutz erhalten, den Sie benötigen.

✅ Transparente Kostenstruktur

Die Zusammenarbeit mit HSDK ist transparent und planbar. Es gibt keine versteckten Kosten, und die Leistungen werden vertraglich klar definiert.

Durch die Beauftragung von HSDK stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite ist, ohne dass Sie hierfür eigene Ressourcen binden müssen. Schließen Sie sich daher den Unternehmen an, die bereits eine zuverlässige und rechtskonforme Datenverarbeitung genießen und fordern Sie ein unverbindliches Angebot an.

Warum ein Datenschutzbeauftragter wichtig für Ihr Unternehmen ist

Die Nominierung eines Datenschutzbeauftragten (DSB) ist grundsätzlich aus mehreren Gründen ein Vorteil, insbesondere im Zusammenhang mit der Einhaltung der Datenschutz- und Datensicherheitsvorschriften wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in der Europäischen Union und dem BDSG in Deutschland. Nachfolgend einige wichtige Gründe, warum Unternehmen einen DSB nominieren sollten:

Gesetzliche Anforderung: In einigen Ländern sind bestimmte Organisationen aufgrund der lokalen Datenschutzbestimmungen verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. So schreibt beispielsweise die DSGVO die Nominierung eines DSB für Unternehmen vor, soweit diese in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen oder die Kerntätigkeit des Unternehmens in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten (z.B. Gesundheitsdaten) besteht. Die Nichteinhaltung dieser Anforderung kann teuer werden.

Rechenschaftspflicht: Ein DSB fungiert als Kontaktstelle zwischen Unternehmen, den betroffenen Personen (Personen, deren Daten verarbeitet werden) und den Datenschutzbehörden. Er ist dafür verantwortlich, dass die Organisation die Datenschutzgesetze einhält und dass die Rechte der Betroffenen gewahrt werden.

Risikomanagement: Ein DSB spielt eine entscheidende Rolle bei der Bewertung und Minderung von Risiken im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung. Dies kann Unternehmen dabei helfen, potenzielle Datenschutzrisiken zu identifizieren und Maßnahmen zu deren Minimierung zu ergreifen, um das Unternehmen vor Datenschutzverletzungen und Sanktionen zu schützen.

"Privacy by Design": Ein DSB setzt sich für eine datenschutzfreundliche Technikgestaltung sowie datenschutzfreundliche Voreinstellungen innerhalb eines Unternehmens ein. Dies bedeutet, dass der Datenschutz bereits bei der Entwicklung von Produkten, Dienstleistungen oder Geschäftsprozessen von Anfang an berücksichtigt wird und nicht erst im Nachhinein mühsam und teuer nachgezogen werden muss.

Rechte der Betroffenen: Auch trägt ein DSB dazu bei, dass die Rechte der Betroffenen gemäß der DSGVO gewahrt werden. Sie können dabei helfen, Anträge auf Auskunft, Berichtigung und Löschung von Daten fristgerecht zu bearbeiten.

Beschäftigten-Schulung: Die DSBs sind für die Sensibilisierung und Aufklärung der Beschäftigten über die Grundsätze und Vorschriften des Datenschutzes zuständig. Dies ist entscheidend für die Schaffung einer guten Datenschutzkultur innerhalb des Unternehmens.

Überwachungspflichten: Die DSBs überwachen die Einhaltung der Datenschutzpflichten in einem Unternehmen und führen dazu auch Audits und Einschätzungen durch. Sie können auch Empfehlungen zur Verbesserung der Datenschutzpraktiken geben.

Meldepflicht hinsichtlich Datenschutzverletzungen: DSBs unterstützen Ihr Unternehmen bei der Dokumentation von Datenschutzverletzungen und stellen sicher, dass diese den zuständigen Behörden und den betroffenen Personen gemäß der DSGVO innerhalb der vorgeschriebenen Frist gemeldet werden.

Ihr guter Ruf: Wirksame Datenschutzpraktiken und das Vorhandensein eines DSB können den Ruf eines Unternehmens verbessern und Vertrauen bei Kunden, Partnern und Interessenten schaffen. Ihre Kunden sehen, dass Ihnen der Schutz ihrer personenbezogenen Daten wichtig ist.

Zusammenfassend lässt sich demnach sagen, dass die Nominierung eines DSB verpflichtend sein kann und grundsätzlich von entscheidender Bedeutung ist, um die Einhaltung der DSGVO zu gewährleisten, Risiken hinsichtlich Verarbeitungen zu bewältigen und das Engagement eines Unternehmens für den Schutz personenbezogener Daten glaubhaft nachzuweisen. Die Rolle des DSB besteht zudem auch im Aufbau einer guten Datenschutzkultur und im Schutz des guten Rufs Ihres Unternehmens.

Externer Datenschutzbeauftragter vs. Interner: Welcher ist die richtige Wahl für Ihr Unternehmen?

Externe Datenschutzbeauftragte bringen Erfahrung aus anderen Unternehmen und verschiedenen Branchen mit, was eine wertvolle Quelle für Best Practices und innovative Lösungen darstellt. Die Beauftragung eines externen Datenschutzbeauftragten kann zudem im Vergleich zum Einsatz interner Personalressourcen für Unternehmen und Organisationen noch weitere Vorteile bieten. Nachfolgend einige Auflistung der wichtigsten Punkte:

1. Fachwissen und Erfahrung:

Spezialisierung: Externe Datenschutzbeauftragte verfügen insbesondere bei HSDK über umfassende Fachkenntnisse und Erfahrungen in den Bereichen Datenschutz und Datenschutzbestimmungen. Sie sind immer auf dem neuesten Stand der rechtlichen Anforderungen und bewährten Verfahren, was für eine interne Ressource mit eigentlich völlig anderen Aufgaben eine echte Herausforderung sein kann.
Branchenübergreifendes Wissen: Externe Datenschutzbeauftragte arbeiten oft mit einer Vielzahl von Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen zusammen. Diese vielfältigen Erfahrungen können neue Perspektiven und innovative pragmatische Lösungen für spezifische Datenschutzprobleme bieten.

2. Unabhängigkeit:

Objektivität: Ein externer Datenschutzbeauftragter kann eine unvoreingenommene und unabhängige Bewertung der Datenschutzpraktiken einer Organisation vornehmen. Er wird nicht von der internen Politik, Interessenkonflikten und "Betriebsblindheit" beeinflusst, was bei internem Personal, welches möglicherweise ein Eigeninteresse an den Tätigkeiten der Organisation hat, ein Problem darstellen kann.

3. Kosteneffektiv:

Geringere Kosten: Die Beauftragung eines externen DSB kann wesentlich kostengünstiger sein als die Einstellung einer internen Fachkraft. Unternehmen können Gehälter, Sozialleistungen und Schulungskosten einsparen. Zudem genießen interne Datenschutzbeauftragte in der Regel einen besonderen Kündigungsschutz ähnlich eines Betriebsrats.
Flexible Vereinbarungen: Wir bieten flexible Vertragsbedingungen an, welche es Unternehmen ermöglichen, ihre Datenschutzressourcen je nach Bedarf auf- oder abzubauen.

4. Keine Interessenkonflikte:

Vermeiden Sie potenzielle Konflikte: Interne Ressourcen haben unter Umständen mehrere Zuständigkeiten, und ihre Hauptaufgabe ist möglicherweise nicht der Datenschutz. Dies kann zu Interessenkonflikten führen, bei denen die Belange des Datenschutzes zu Gunsten anderer Geschäftsziele und insbesondere von Bonuszielen heruntergespielt werden.

5. Haftung und Rechenschaftspflicht:

Rechtliche Verantwortung: Externe Datenschutzbeauftragte sind für die Einhaltung der vertraglich vereinbarten Leistungen verantwortlich. Dies kann ein Maß an Verantwortlichkeit und Motivation bieten, das bei internen Ressourcen fehlen könnte.

6. Zugang zu einem Netzwerk von Ressourcen:

Unsere Datenschutzbeauftragten verfügen über ein Netzwerk von hilfreichen Kontakten, darunter Rechtsexperten, Cybersicherheitsspezialisten und anderen Datenschutzbeauftragten. Dieses Netzwerk kann im Falle von Datenschutzverletzungen, Audits oder rechtlichen Herausforderungen sehr wertvoll sein.

Welche DSGVO-Vorgaben Ihr Unternehmen unbedingt kennen sollte

Im Rahmen einer Beauftragung kümmern wir uns u.a. um folgenden Pflichten Ihres Unternehmens:

Führung und Pflege des Verfahrensverzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
Beratung Ihrer Projektleitung und Fachbereiche bei Fragen zur Umsetzung der DSGVO
Bereitstellung und Erstellung von Vorlagen, wie Datenschutzerklärungen
Schulung Ihrer Beschäftigten auf den Datenschutz
Prüfung von Verträgen mit Ihren Dienstleistern, wie z.B. Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV), EU Standard-Vertragsklauseln (SCC)
Beratung und Unterstützung bei den Vorgaben zur internationalen Datenübermittlung

Vorteile einer Beauftragung von HSDK:

✅ Kosteneffektiv und flexibel

✅ Frei von Interessenkonflikten

✅ Keine Kosten für die Aus- und Weiterbildung

✅ Zertifiziertes Fachwissen

✅ Erfahrung aus anderen Unternehmen

✅ Genau kalkulierbare Kosten für Ihre Betriebsgröße